01
Prima scrivete tutti.
Partite da una lista lunga, senza giudicarla. Scrivete familiari, amici, colleghi e chiunque i vostri genitori si aspettino di vedere. È più facile togliere nomi da una lista completa che ricordarsi di qualcuno in seguito.
Poi decidete insieme. Stabilite un numero massimo adatto alla location e al budget e scorrete la lista fianco a fianco. Se segnate ogni ospite come lato della sposa, dello sposo o di entrambi, l’equilibrio si vede subito.
02
Chi viene a cosa.
Molti matrimoni hanno più di un evento: una cerimonia, una cena, una festa la sera prima. Decidete presto chi è invitato a ciascuno e annotatelo evento per evento, invece di tenerlo a mente.
Segnate bambini e accompagnatori fin dall’inizio. Cambiano i numeri più di quanto pensiate.
- Eventi separati per la cerimonia e la festa.
- Bambini contati come ospiti, non aggiunti all’ultimo.
- Adulti in più registrati con l’ospite che li porta.
03
Raccogliete le risposte prima della scadenza.
Date a ogni evento una scadenza RSVP qualche settimana prima del giorno in cui il catering ha bisogno dei numeri definitivi. Inviate a ogni ospite il suo link RSVP personale e annotate le risposte che arrivano per telefono o con un biglietto, insieme a scelte del menu e allergie.
Una settimana prima della scadenza, guardate chi non ha ancora risposto e contattatelo di persona. Un breve messaggio di solito funziona meglio di un secondo biglietto.
04
Trasformate le risposte in numeri definitivi.
Passata la scadenza, contate gli ospiti che hanno accettato per ogni evento, compresi bambini e adulti in più. È il numero che serve al catering e alla location.
Poi sistemate gli ospiti ai tavoli, date al catering l’elenco delle allergie e condividete le informazioni di viaggio sulla pagina del matrimonio. In DJENETE tutto questo parte dalla stessa lista ospiti.